點樣用 AI 整會議議程、紀要同行動清單？

用 AI 整會議議程、紀要同行動清單，重點唔係背一堆 Prompt，而係：先定目的，再出初稿，你改完先用。AI 負責排版同整理；你負責對返現場、確認邊個做、幾時做。

• 3 件

  議程、紀要、行動清單

  產出

• 定目的、出初稿、你改、跟進

  流程

• 附一個虛構示範

  示範

三件產出，同一條邏輯：初稿可以叫 AI，定稿一定要你

議程、紀要、行動清單係三件嘢，但用法一樣：你提供目的同事實，AI 出結構，你改到真確先發出。第一次用 AI 做職場工作，先睇 JH-003 嘅開工前四步同自檢。

先寫低會議目的，AI 先出到唔散嘅議程

第一步唔係問 AI「幫我寫議程」，而係你自己寫兩句：會結束時想帶走或決定咩，同邊啲人要到。目的清楚，議程先唔會變成題目堆砌。

短會可以口頭對齊，但寫低一句更穩。

貼入去之前先去識別：用要點，唔好用原封錄音稿入面嘅真名真案號

會上筆記、錄音轉文字，往往夾住客戶名、案號、未公開數字。貼入 AI 之前，先改成代號，或者只貼你整理過嘅要點。去識別點做，睇 JH-002；僱員點讀 PCPD 指引，睇 JH-039。呢句唔構成法律意見；公司規定更嚴，就跟公司。

公司有核准嘅會議工具，就用公司嗰套。

叫 AI 出初稿嗰句，重點係畀目的、要點同格式，唔好叫佢「寫得靚啲」就算

（虛構示範）

我哋有一場 45 分鐘內部跟進會（虛構）。目的：決定下個月三個優次，同確認邊個跟進兩項未完成事項。出席：項目負責、設計、營運（用角色，唔用真名）。以下係我整理過、已去識別嘅要點：[要點 1][要點 2][要點 3]。請出：（1）議程初稿，每項標註建議分鐘；（2）會後紀要大綱；（3）行動清單，欄位只要 What／Who／When。唔好加我冇提供過嘅決定或日期。

示範

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旁註 一

開頭寫明目的同出席角色，唔用真名。AI 唔使估呢場會開嚟做咩。

旁註 二

AI 只出議程初稿，冇加你冇提供過嘅決定或日期。人名同期限要你對返現場。

點解咁問：

• 有目的同要點： AI 唔使估會開嚟做咩，出嚟先貼地。

• 用角色唔用真名： 減低唔小心貼真資料嘅機會。

• 講明三件產出同欄位： 一次過要齊，但格式你定，唔係任由 AI 發揮。

• 「唔好加我冇提供過嘅決定」： 減少 AI 幫忙「發明」大家同意咗嘅假象。

想要可以直接複製嘅電郵 Prompt（跟進、催覆等），睇 JH-004。

欄位、長度、語言，按你公司習慣改。

唔同 AI 應用要唔要落好長 prompt？

唔一定要。ChatGPT、Claude、Gemini、Notion AI 呢啲常見工具，用法差喺「你喺邊度講、上下文點帶」，唔係邊個一定要寫幾百字先掂。指令長短，睇你要求幾複雜。

短指令＋會議筆記就夠嘅場景： 你已經有去識別過嘅要點，只想佢排成議程或紀要大綱；或者喺已經開住相關頁／筆記嘅環境（例如 Notion AI 睇得到手頭內容嗰類用法），一句「按呢啲要點出議程，每項標分鐘」往往夠。

要講清楚格式嘅場景： 你要固定欄位（例如 What／Who／When）、唔准加你冇講過嘅決定、或者一次要幾種產出——呢啲就要寫明格式同限制，好似上面嗰段示範。唔係因為「某個產品要長 prompt」，而係因為你嘅要求本身複雜。

呢段議程指令可以直接複製；會後跟進電郵用 JH-004。示範場景係虛構，貼真筆記之前先過 JH-002／JH-039：

（虛構・可複製）請根據以下已去識別要點，出一份 45 分鐘內部跟進會議程初稿。每項標註建議分鐘；唔好加我冇提供過嘅議題或決定。目的：＿＿。出席角色：＿＿。要點：＿＿。

點解咁寫：

• 只交議程一件： 避免一次過堆三件變成模板牆；紀要／行動仍跟上面嗰段思路，你改完先用。

• 講明分鐘同「唔好加」： 減少跑題同假拍板。

• 空位由你填： 你帶目的同要點，AI 先出得到貼地初稿。

短指令夠唔夠，睇你手上有冇要點、要唔要固定格式。介面會變，以你當日畫面為準。

發出前對返現場：決定、人名、日期、行動，缺一就唔好群發

AI 寫完只係初稿，你署名送出，就係你嘅責任（JH-003）。會後要發跟進電郵，直接用 JH-004 嘅跟進 Prompt，再自己填返真名同日期。

你問，我答

Next step： 第一次用 AI，睇 JH-003。會後要寫跟進電郵，睇 JH-004。貼筆記前未清界線，睇 JH-002。

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