JH-004 · 全文職場 AI

點樣用 AI 寫專業職場電郵？（附可複製 Prompt）

Q: AI 寫嘅電郵可以直接送出嗎？

唔可以。你署名送出，就係你嘅責任。送出之前要自己核對事實、數字同語氣。

Q: Prompt 入面可以寫客戶名嗎？

唔好。用 [客戶 A] 呢類代號，等 AI 出咗初稿之後，你自己填返。詳細做法睇 JH-002。

Q: 用英文定中文寫 Prompt？

兩種都得，以收件人用嘅語言為準。上面嘅模板有「語言」一欄，你按需要修改。

寫電郵，AI 可以幫你起初稿。不過佢只係初稿，語氣、事實同你同收件人嘅關係，都要你自己把關。下面 4 個 Prompt 直接複製得，每個都講明幾時用、點覆核。貼入去之前，先刪走個人資料。

4 個

可複製 Prompt：跟進、婉拒、催覆、道歉

模板
3 步

用法：填空、生成、覆核

流程
1 個

貼之前先做：去識別

提醒

你問

AI 寫電郵，我要畀咩佢？

畀目的、你同收件人嘅關係、語氣同要點。唔好畀真人資料。

點做

用邊個模板？

由下面 4 個揀一個。

睇完整答案

你問

AI 寫完可以直接送出嗎？

唔可以。你署名送出，就係你嘅責任。

點做

要覆核啲咩？

姓名、日期、數字、承諾同語氣。

睇完整答案

你問

電郵有客戶資料，可以貼嗎？

唔好原封貼。先刪走姓名、電話、案號，用代號補位。

點做

點樣去識別？

睇 JH-002。

睇完整答案

貼入去之前先去識別：用代號，唔好用真名同真案號

Prompt 入面用 [收件人]、[項目名]、[日期] 呢類佔位符。真名、電話、案號留喺你自己份草稿，等 AI 出咗初稿之後，你先自己填返。

去識別點做，可以睇 JH-002。未公開嘅公司資訊，例如報價成本，要當係機密，唔好貼。

4 個 Prompt 已經夠應付常見電郵，填空就用得

方括號 [ ] 入面係要你自己填嘅位。以下只係起點，唔保證每次都有效果，請按你嘅情況修改。

4 個模板係起點，按你嘅情況改。

Prompt 1：跟進電郵　幾時用：開完會或者交咗嘢之後，想有禮貌咁跟進。

你係一位專業嘅香港職場人士。請幫我寫一封跟進電郵。
收件人：[收件人角色，例如：客戶負責人]
背景：[一至兩句背景，唔好寫真名]
我想跟進嘅事：[事項]
語氣：[禮貌 / 直接 / 溫和]
長度：[3至5句]
語言：[書面中文 / 英文]
請只寫初稿，唔好加入我冇提供過嘅事實或日期。

覆核：日期同事項啱唔啱？有冇加咗我從來冇講過嘅承諾？

Prompt 2：婉拒要求　幾時用：要拒絕，但又想保持關係。

請幫我寫一封婉拒電郵。
收件人：[收件人角色]
對方提出嘅要求：[要求]
我拒絕嘅原因：[原因，一句]
我可以提供嘅替代方案：[替代方案，可留空]
語氣：[堅定但有禮]
長度：[4至6句]
請唔好編造原因或承諾。

覆核：原因係咪真實？我做唔做到所提出嘅替代方案？

Prompt 3：催覆　幾時用：對方遲遲未覆你。

請幫我寫一封催覆電郵。
收件人：[收件人角色]
我之前要求嘅事：[事項]
發出日期：[日期]
我需要覆嘅期限：[期限]
語氣：[友善提醒，唔施壓]
長度：[3句以內]

覆核：期限合唔合理？語氣會唔會令對方覺得唔舒服？

Prompt 4：道歉同補救　幾時用：出咗錯，要向對方交代。

請幫我寫一封道歉電郵。
收件人：[收件人角色]
發生咗咩事：[事實，簡短，唔好寫真名]
影響：[影響]
我哋會做嘅補救：[補救行動同時間]
語氣：[誠懇、清楚，唔推卸責任]
長度：[5至7句]
請只用我提供嘅事實。

覆核：事實全部啱唔啱？補救承諾係咪真係做得到？需唔需要先問過主管或者法務？

三步用法：填空、生成、覆核，最後一步唔可以省

填空

只填佔位符，唔好貼真人資料。
生成

睇下初稿，覺得唔啱，可以叫 AI 改語氣或者縮短。
覆核

自己核對姓名、日期、數字同承諾，再填返真名。

AI 寫、你署名送出，就係你嘅責任。你可以老實講「初稿有 AI 協助，數字同結論已由我核對」，不過講明用過 AI，並唔等於可以免責。

你問，我答

AI 寫嘅電郵可以直接送出嗎？

唔可以。你署名送出，就係你嘅責任。送出之前要自己核對事實、數字同語氣。

Prompt 入面可以寫客戶名嗎？

唔好。用 [客戶 A] 呢類代號，等 AI 出咗初稿之後，你自己填返。詳細做法睇 JH-002。

用英文定中文寫 Prompt？

兩種都得，以收件人用嘅語言為準。上面嘅模板有「語言」一欄，你按需要修改。

一句講晒

填空、生成、覆核。貼入去之前用代號，送出之前自己核對。